U-H Talotekniikka Oy:n tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

U-H Talotekniikka Oy

Y-tunnus: 2694695-3

Osoite: Nuijamiestentie 3 C 00400 Helsinki

Puhelin: 0400846081

Sähköposti: indrek.mutso@uhtalotekniikka.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Indrek Mutso

Osoite: Nuijamiestentie 3 C 00400 Helsinki

Rekisterien nimet

U-H Talotekniikka Oy:n

• Työntekijärekisteri
• Asiakasrekisteri
• Kulunvalvontarekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään lain, sopimuksen tai viranomaisen määräyksen määrittelemien velvollisuuksien täyttämiseksi.

Työntekijärekisteri: Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).

Asiakasrekisteri: Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Kulunvalvontarekisteri: Velvollisuus antaa työntekijätiedot syntyy, kun kyse on rakentamisesta yhteisellä rakennustyömaalla. Sekä rakentaminen että yhteinen rakennustyömaa ovat rakennustyön turvallisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (205/2009) tarkoittamia käsitteitä. Tiedot annetaan pääsääntöisesti kaikista yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä.

Lisäksi verotusmenettelylain (1558/1995) 15 b §:ssä säädetään päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuksista ja muiden työmaalla toimivien yritysten velvollisuudesta antaa päätoteuttajalle tietoja.

Tarkempi ohjeistus tiedonantovelvollisuudesta löytyy verohallinnon diaarinumerolla A83/200/2017 (erit. kappale 3).

Rekisterien tietosisältö

Työntekijärekisteri sisältää seuraavia tietoja:

työntekijöiden perustiedot, kuten

• etu- ja sukunimet
• suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika
• ulkomaalainen henkilötunnus tai syntymäaika
• veronumero
• kansalaisuus
• kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• työsuhteeseen liittyvät tiedot
• tilinumero
• työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot
• henkilön verotukseen liittyvät tiedot
• tilastointiin liittyvät tiedot
• osaamiset

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Y-tunnus (yritykset) tai henkilötunnus
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen)
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen

Asiakasrekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

• asiakasnumero
• y-tunnus tai henkilötunnus
• laskutus- ja perintätiedot
• yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)

Kulunvalvontarekisteri sisältää seuraavia tietoja työmaan työntekijöistä:

• etu- ja sukunimet
• syntymäaika
• veronumero
• kirjautumisaika
• kirjautumissijainti mobiililaitteella kirjauduttaessa (työntekijän salliessa)

Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijärekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Asiakasrekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Kulunvalvontarekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään kulunvalvontasovelluksen tai muun päätoteuttajan määrittelemän tavan mukaisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli U-H Talotekniikka Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Rekisterin suojaus

A Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

B Automaattisesti käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla henkilökohtaisesti yhteys U-H Talotekniikka Oy:n rekisteriasioita hoitavaan henkilöön.

Henkilötiedot lähetetään joko paperipostilla tai sähköpostitse (jos rekisteröidy itse on pyynnön esittänyt sähköpostitse) tai salatun sähköpostiyhteyden kautta.

Tietosuojailmoituksen muuttaminen

U-H Talotekniikka Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä sivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 28.03.2018.